ERP là gì? Tại sao doanh nghiệp cần ERP? Tư vấn triển khai phần mềm ERP chuyên nghiệp

I. Định nghĩa về hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

Hãy cùng ADC Việt Nam tìm ra giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tối ưu về hiệu quả và chi phí, giúp quản lý tích hợp các quy trình và ứng dụng kinh doanh, để doanh nghiệp của bạn sớm phục hồi và lớn mạnh sau đại dịch, cũng như định vị rõ nét trên thương trường.

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning) đề cập đến loại hình phần mềm được các tổ chức sử dụng để quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày như kế toán, mua sắm, quản lý dự án, quản lý và chấp nhận rủi ro, cũng như các hoạt động của chuỗi cung ứng.

Một hệ thống ERP hoàn chỉnh cũng bao gồm quản lý hiệu suất doanh nghiệp, phần mềm lập kế hoạch, lập ngân sách, dự đoán và báo cáo về kết quả tài chính của tổ chức.

Hệ thống ERP kết nối vô số quy trình kinh doanh lại với nhau và cho phép lưu chuyển dữ liệu giữa chúng. Bằng cách thu thập dữ liệu lưu chuyển được chia sẻ của một tổ chức từ nhiều nguồn, hệ thống ERP loại bỏ sự trùng lặp dữ liệu và cung cấp tính toàn vẹn của dữ liệu với một nguồn trung thực duy nhất.

Ngày nay, hệ thống ERP rất quan trọng trong việc quản lý hàng nghìn doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và ngành nghề. Đối với các công ty này, ERP không thể thiếu, hệt như "nguồn điện" giữ cho "đèn sáng".

II. Hệ thống ERP là gì?

Cùng tìm hiểu cách giải pháp ERP có thể quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày của tổ chức, chẳng hạn như kế toán, tài chính, mua sắm, quản lý dự án, chuỗi cung ứng và sản xuất qua video dưới đây:

III.Sự khác biệt giữa ERP và tài chính là gì?

Mặc dù thuật ngữ “tài chính” thường được sử dụng khi mô tả phần mềm ERP, nhưng nó không giống với ERP. Tài chính đề cập đến một tập hợp con các mô-đun trong ERP.

Cụ thể hơn, tài chính là các chức năng kinh doanh liên quan đến bộ phận tài chính của một tổ chức và bao gồm các mô-đun cho kế toán tài chính, kế toán sổ cái, trung tâm kiểm toán, các khoản phải trả và phải thu, quản lý doanh thu, thanh toán, trợ cấp, quản lý chi phí, quản lý dự án, quản lý tài sản, kế toán liên doanh, và các tài liệu thu thập.

Phần mềm tài chính sử dụng các khả năng báo cáo và phân tích để tuân thủ các yêu cầu báo cáo của các cơ quan quản lý. Các loại báo cáo tài chính này thường được xây dựng bằng một công cụ báo cáo tường thuật. Người chịu trách nhiệm cuối cùng về tài chính là Giám đốc tài chính.

Trong khi tài chính chỉ xử lý một lĩnh vực của doanh nghiệp, ERP bao gồm một loạt các quy trình kinh doanh - bao gồm cả tài chính. Phần mềm ERP có thể bao gồm mua sắm, quản lý chuỗi cung ứng, hàng tồn kho, sản xuất, bảo trì, quản lý đơn hàng, quản lý dự án, hậu cần, quản lý vòng đời sản phẩm, quản lý rủi ro, quản lý hiệu suất doanh nghiệp (EPM), quản lý nguồn / vốn nhân lực và quản lý quan hệ khách hàng (CRM – Customer Relationship Management).

Các ứng dụng ERP ngày nay thường dựa trên đám mây và được nhúng với các công nghệ thế hệ mới, chẳng hạn như internet vạn vật (IoT), blockchain, AI, máy học và trợ lý kỹ thuật số. Những công nghệ tiên tiến này không chỉ cung cấp dữ liệu và nâng cao nhiều chức năng ERP truyền thống mà còn tạo ra cơ hội mới để tăng hiệu quả, tạo ra dịch vụ mới và làm sâu sắc hơn thông tin về doanh nghiệp.

Vì hệ thống ERP toàn diện và xuyên suốt trong một doanh nghiệp, nên việc quản lý chúng thường liên quan đến CFO cũng như CIO, COO và các nhà lãnh đạo điều hành quan trọng khác.

IV. Các nguyên tắc cơ bản của ERP

Hệ thống ERP thường được thiết kế xung quanh một cấu trúc dữ liệu (lược đồ) xác định, duy nhất trên một cơ sở dữ liệu chung. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin được sử dụng trong toàn doanh nghiệp được chuẩn hóa và dựa trên các định nghĩa chung và trải nghiệm người dùng.

Các cấu trúc cốt lõi này sau đó được kết nối với các quy trình kinh doanh được điều khiển bởi sự tương tác giữa các bộ phận kinh doanh (ví dụ: tài chính, nhân sự, kỹ thuật, tiếp thị, hoạt động), kết nối các hệ thống và những người sử dụng chúng. Nói một cách đơn giản, ERP là phương tiện để tích hợp con người, quy trình và công nghệ trong một doanh nghiệp hiện đại.

Ví dụ: Hãy xem xét một công ty sản xuất ô tô bằng cách mua các bộ phận và linh kiện từ nhiều nhà cung cấp. Nó có thể sử dụng một hệ thống ERP để theo dõi yêu cầu, mua những hàng hóa này, đảm bảo rằng mỗi thành phần trong toàn bộ quy trình mua hàng phải sử dụng dữ liệu thống nhất và sạch sẽ được kết nối với quy trình làm việc, quy trình kinh doanh, báo cáo và phân tích của doanh nghiệp.

Khi ERP được triển khai đúng cách tại công ty sản xuất ô tô này, một bộ phận, chẳng hạn như “má phanh trước”, được xác định đơn nhất theo tên bộ phận, kích thước, vật liệu, nguồn gốc, số lô, số bộ phận của nhà cung cấp, số sê-ri, chi phí và đặc điểm kỹ thuật, cùng với rất nhiều mục mô tả và theo hướng dữ liệu khác.

Vì dữ liệu là mạch máu của mọi công ty hiện đại, nên ERP giúp việc thu thập, tổ chức, phân tích, và phân phối thông tin này tới từng đơn vị và hệ thống cần làm đúng vai trò cũng như trách nhiệm của họ trở nên dễ dàng hơn.

ERP cũng đảm bảo rằng các trường dữ liệu và thuộc tính này xuất hiện đúng nơi trong trong sổ cái chung của công ty để tất cả các chi phí được theo dõi và trình bày một cách chính xác. Nếu "má phanh trước" được gọi là "phanh trước" trong một hệ thống phần mềm (hoặc có thể là một bộ bảng tính), "má phanh" trong một hệ thống khác và "má trước" trong hệ thống thứ ba, thì sẽ rất khó cho công ty sản xuất ô tô tìm ra số tiền chi tiêu hàng năm cho "má phanh trước", cũng như ra quyết định có nên chuyển nhà cung cấp hay thương lượng để có giá tốt hơn.

Một nguyên tắc chính của ERP là tập hợp dữ liệu trung tâm để phân phối rộng rãi. Thay vì một cơ sở dữ liệu độc lập với vô vàn bảng tính rời rạc, hệ thống ERP đem trật tự đến nơi hỗn loạn để tất cả người dùng - từ CEO đến nhân viên phụ trách tài khoản thanh toán - có thể tạo, lưu trữ và sử dụng cùng một dữ liệu thu được từ các quy trình chung.

Với kho lưu trữ dữ liệu tập trung và an toàn, mọi người trong tổ chức có thể tự tin rằng dữ liệu là chính xác, cập nhật và đầy đủ. Tính toàn vẹn của dữ liệu được đảm bảo cho mọi nhiệm vụ được thực hiện trong toàn tổ chức, từ báo cáo tài chính hàng quý đến báo cáo khoản phải thu chưa thanh toán mà không cần dựa vào các bảng tính dễ xảy ra lỗi.

V. Giá trị kinh doanh của ERP

Không thể bỏ qua tác động của ERP đến thế giới kinh doanh ngày nay. Khi dữ liệu và quy trình của doanh nghiệp được chuyển thành hệ thống ERP, các doanh nghiệp có thể sắp xếp các phòng ban riêng biệt và cải thiện quy trình làm việc, dẫn đến tiết kiệm lợi nhuận đáng kể. Ví dụ về các lợi ích kinh doanh cụ thể bao gồm:

• Cải thiện thông tin chi tiết về doanh nghiệp từ thông tin thời gian thực được tạo bởi các báo cáo
• Giảm chi phí hoạt động thông qua các quy trình kinh doanh được sắp xếp hợp lý và các thực nghiệm tối ưu
• Nâng cao tính cộng tác cho những người dùng chia sẻ dữ liệu từ hợp đồng, yêu cầu đến đơn đặt hàng
• Cải thiện hiệu quả thông qua trải nghiệm người dùng chung trên nhiều chức năng kinh doanh và quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng
• Cơ sở hạ tầng nhất quántừ hậu cần đến tiếp tân, khi tất cả các hoạt động kinh doanh đều có giao diện giống nhau
• Tỷ lệ chấp nhận người dùng cao hơn từ trải nghiệm người dùng và thiết kế chung
• Giảm rủi ro thông qua cải thiện tính toàn vẹn của dữ liệu và kiểm soát tài chính
• Giảm chi phí quản lý và vận hành thông qua các hệ thống thống nhất và tích hợp

VI. Sơ lược lịch sử ERP

1. Từ thẻ giấy đến các thiết bị di động

ERP xuất hiện từ cách đây hơn 100 năm. Năm 1913, kỹ sư Ford Whitman Harris đã phát triển mô hình số lượng đặt hàng tiết kiệm (EOQ), một hệ thống sản xuất trên giấy để lập kế hoạch sản xuất. Trong nhiều thập kỷ, EOQ là tiêu chuẩn sản xuất. Black and Decker đã thay đổi cuộc chơi vào năm 1964 khi trở thành công ty đầu tiên áp dụng giải pháp lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP) kết hợp các khái niệm EOQ với một máy tính lớn.

MRP vẫn là tiêu chuẩn sản xuất cho đến khi hoạch định nguồn lực sản xuất (được gọi là MRP II) được phát triển vào năm 1983. MRP II giới thiệu các "mô-đun" như một thành phần kiến trúc phần mềm chính và các thành phần sản xuất cốt lõi được tích hợp bao gồm mua hàng, hóa đơn nguyên vật liệu, lập kế hoạch và quản lý hợp đồng.

Lần đầu tiên, các nhiệm vụ sản xuất khác nhau được tích hợp vào một hệ thống chung. MRP II cũng cung cấp một tầm nhìn hấp dẫn về cách các tổ chức có thể tận dụng phần mềm để chia sẻ và tích hợp dữ liệu doanh nghiệp, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động với việc lập kế hoạch sản xuất tốt hơn, giảm hàng tồn kho và ít chất thải hơn (phế liệu).

Khi công nghệ máy tính phát triển trong những năm 1970 và 1980, các khái niệm tương tự như MRP II đã được phát triển để xử lý các hoạt động kinh doanh ngoài sản xuất, kết hợp tài chính, quản lý quan hệ khách hàng, và dữ liệu nguồn nhân lực. Đến năm 1990, các nhà phân tích công nghệ đã đặt tên cho loại phần mềm quản lý kinh doanh mới này - hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP).

VII. Mô hình triển khai ERP: Từ tại chỗ đến đám mây

1. Quá khứ của ERP: Những năm 1990 đến thiên niên kỷ mới

Từ những năm 1990 cho đến đầu thế kỷ XXI, việc áp dụng ERP đã phát triển nhanh chóng. Đồng thời, chi phí triển khai hệ thống ERP bắt đầu tăng cao. Phần cứng cần thiết để chạy phần mềm thường được đặt tại cơ sở công ty, với các máy lớn trong phòng máy chủ. Cả giấy phép phần cứng và phần mềm đều yêu cầu đầu tư vốn và khấu hao trong vòng 5 đến 10 năm. Ngoài ra, các tổ chức gần như luôn muốn tùy chỉnh hệ thống ERP của họ để phù hợp với nhu cầu cụ thể của họ, kéo theo một khoản chi phí bổ sung cho các chuyên gia tư vấn và đào tạo phần mềm.

Trong khi đó, công nghệ ERP đang phát triển để nắm bắt internet, với các tính năng và chức năng mới như phân tích nhúng. Theo thời gian, nhiều tổ chức phát hiện ra rằng hệ thống ERP tại chỗ của họ không thể bắt kịp các nhu cầu bảo mật hiện đại hoặc các công nghệ mới nổi như điện thoại thông minh.

VIII. ERP đám mây - Một mô hình phân phối ERP mới

1. Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS)

Lên mây - cụ thể là mô hình phân phối phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) cho ERP ngày càng trở nên phổ biến. Khi phần mềm ERP được phân phối dưới dạng dịch vụ trên đám mây, nó sẽ chạy trên một mạng lưới các máy chủ từ xa thay vì bên trong phòng máy chủ của công ty. Nhà cung cấp dịch vụ đám mây vá lỗi, quản lý và cập nhật phần mềm nhiều lần trong năm - thay vì nâng cấp tốn kém từ 5 đến 10 năm một lần với hệ thống tại chỗ.

Đám mây có thể giảm cả chi phí hoạt động (OpEx) và chi phí vốn (CapEx) vì nó loại bỏ nhu cầu của các công ty phải mua phần mềm và phần cứng hoặc thuê thêm nhân viên CNTT. Thay vào đó, những nguồn lực này có thể được đầu tư vào các cơ hội kinh doanh mới và tổ chức luôn cập nhật phần mềm ERP mới nhất. Nhân viên có thể chuyển trọng tâm của họ từ quản lý CNTT sang các nhiệm vụ giá trị gia tăng hơn như đổi mới và tăng trưởng.

IX. 7 lý do để chuyển sang giải pháp đám mây cho ERP

Đối với các doanh nghiệp, việc gỡ bỏ các hệ thống tại chỗ và chuyển hoàn toàn lên đám mây cùng một lúc là không thể - hoặc ít nhất, đó không phải là điều họ thấy thoải mái khi làm. Trong khi đó, giữ nguyên và bỏ qua tất cả các lợi thế của việc lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp như một giải pháp đám mây cũng không còn là một con đường lý tưởng. Tại sao bạn nên cân nhắc sử dụng các ứng dụng đám mây để thay thế hoặc tăng cường hệ thống tại chỗ của mình?

1. Dễ dàng áp dụng các công nghệ SaaS mới và đang phát triển

Các công nghệ thế hệ mới, như trí tuệ nhân tạo (AI), giúp các hệ thống dựa trên đám mây cải thiện nhanh chóng khả năng của chúng mà không cần cập nhật định kỳ, không giống như hệ thống cũ của bạn. Giờ đây, không cần thêm thông tin đầu vào hoặc đầu vào mới từ người dùng cuối, hệ thống ERP liên tục trở nên dễ dàng hơn trong việc quản lý và sử dụng.

2. Mở rộng giá trị của Hệ thống ERP hiện tại của bạn

Việc bổ sung và tích hợp phần mềm kế thừa với các ứng dụng đám mây có thể bổ sung, nâng cao và bổ sung cho các nhiệm vụ quan trọng. Cách tiếp cận này có thể thổi luồng sinh khí mới vào các hệ thống ERP cũ, mang đến cho các doanh nghiệp cơ hội tuyệt vời để bắt đầu áp dụng các khả năng đám mây.

3. Tiếp cận công nghệ mới

Việc tìm kiếm các ứng dụng đám mây bổ sung cho các mô-đun phần mềm ERP kế thừa của bạn cho phép bạn ngay lập tức tận dụng lợi thế của các công nghệ mới đang tiến bộ nhanh chóng và cải thiện mô hình người dùng. Những hệ thống này cung cấp các hệ thống miễn phí mang lại khả năng và giá trị kinh doanh tức thì mà không cần thay đổi cơ bản trong hoạt động của bạn.

4. Giảm sự phụ thuộc của bên thứ ba

Báo cáo và phân tích cho các hệ thống kế thừa thường yêu cầu sự tham gia của nhà cung cấp bên thứ ba để tạo ra thông tin kinh doanh hoạt động. Việc sử dụng các ứng dụng đám mây từ nhà cung cấp ERP kế thừa của bạn thường tạo ra thông tin tương tự hoặc tốt hơn mà không cần thêm mối quan hệ với nhà cung cấp.

5. Phát triển hệ thống tài chính của bạn

Các hệ thống kế thừa không bao giờ được coi là công cụ báo cáo hiện đại. Công nghệ dựa trên đám mây ra đời trong thập kỷ trước và được phát triển, như một nguyên tắc cốt lõi, với tư duy hoàn toàn khác biệt và hiểu biết không chỉ những gì có thể mà còn những gì cần thiết để thành công cho nền tảng ERP.

6. Tài nguyên bảo mật mạnh mẽ hơn

Các nhà cung cấp dịch vụ giải pháp đám mây có các nhóm lớn, toàn thời gian, dành riêng để chủ động theo dõi và cập nhật các vấn đề và mối đe dọa bảo mật đám mây, 24 giờ một ngày.

7. Thu hút nhân tài theo yêu cầu

Thế hệ công nhân trẻ tiếp theo đã lớn lên với công nghệ liền mạch mang tính di động, dễ sử dụng và luôn hoạt động. Không có công ty nào tiếp tục dựa hoàn toàn vào công nghệ tại chỗ sẽ có thể tuyển dụng những tài năng hàng đầu, bất kể tuổi tác.

X. Bắt đầu với ERP

Một trong những lợi ích của mô hình SaaS là phần mềm được cập nhật các tính năng, chức năng mới nhất và các phương pháp hay nhất. Các nhà cung cấp Cloud ERP triển khai các bản cập nhật thường xuyên. Điều này có nghĩa là các công nghệ mới nổi mang tính cách mạng và mới nhất - chẳng hạn như AI, trợ lý kỹ thuật số, máy học, chuỗi khối, thực tế tăng cường và Internet of Things (IoT) - luôn có sẵn cho người đăng ký theo nhịp độ thường xuyên.

Với quyền truy cập vào các công nghệ mới này, các tổ chức có thể nhanh chóng cải thiện các phương pháp kinh doanh tốt nhất của họ khi phần mềm ERP phát triển. Họ có thể tự động hóa các quy trình từng đòi hỏi sự can thiệp thủ công nặng nề, chẳng hạn như điều chỉnh các tài khoản tài chính.

Ngoài ra, người dùng có được sự hiểu biết toàn diện, theo thời gian thực về các hoạt động

kinh doanh của doanh nghiệp không chỉ ở văn phòng chính mà còn trong nhà kho, trên tầng nhà máy và mọi nơi khác trong toàn doanh nghiệp. Kiến thức này sau đó luôn sẵn sàng cho mọi nhân viên thích hợp trên thiết bị di động của họ, bao gồm cả điện thoại thông minh và máy tính bảng.

Được xây dựng cho thời đại kỹ thuật số, đám mây ERP ngày nay bao gồm thiết bị di động, xã hội, phân tích và các công nghệ mới nổi mới nhất. Bất cứ điều gì khác sẽ không đưa một tổ chức tiến lên.

XI. Đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn với phần mềm ERP của ADC

Các tổ chức luôn phải vật lộn để cân bằng giữa chi phí cao và độ phức tạp của ERP truyền thống với nhu cầu về các tính năng tùy chỉnh và tính linh hoạt, đồng thời đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

Phần mềm ERP của ADC Việt Nam cung cấp các nhóm được kết nối, dữ liệu thống nhất và thông tin chi tiết theo thời gian thực để giúp bạn và nhóm tài chính của bạn đảm bảo rằng các quyết định kinh doanh tốt nhất được đưa ra. Với ERP được cung cấp dưới dạng dịch vụ trên đám mây, tổ chức của bạn có thể sẵn sàng trong tương lai và thay đổi vượt trội.