Tác động của truyền thông trong thời kỳ khủng hoảng

Truyền thông thời khủng hoảng

Truyền thông trong quản trị khủng hoảng là nghệ thuật làm việc với báo chí và các kênh thông tin đại chúng khi một sự kiện, có tác động tiêu cực và hoặc tác động tàn phá với khách hàng hay cộng đồng, bất ngờ phát sinh và tập hợp sức mạnh của cơn bão dư luận.

Chuyển hoá một sự kiện tiêu cực thành tích cực với doanh nghiệp là công việc đòi hỏi năng lực sáng tạo cao nhất và vô cùng khó khăn. Phần việc này thường được giao cho một tổ chức truyền thông, quan hệ công chúng chuyên nghiệp đảm nhiệm.

Và đối với các nước phát triển, truyền thông như cách tay đắc lực giúp doanh nghiệp vượt bão trước những tác động khách quan và chủ quan. Tại Việt Nam, truyền thông chưa được phổ biến những lại tác động rất lớn đến doanh nghiệp.

Vậy truyền thông có ảnh hưởng như thế nào đối với việc quản trị khi doanh nghiệp gặp sự cố?

1. Lên kế hoạch chuẩn bị đối phó

Thương hiệu đang phát triển đột nhiên xảy ra sự cố, đó là điều mà nhà quản trị không thể dự đoán được. Để dự báo trước sự khủng hoảng thật không đơn giản, vì vậy bản thân doanh nghiệp phải chuẩn bị cho mình một đội ngũ chuyên nghiệp, phản ứng nhanh chóng, nắm bắt tình huống xấu để kiểm soát giới truyền thông “đói tin” tìm kiếm những chủ đề hấp dẫn. hãy lập bảng danh mục, phân công nhiệm vụ công việc, theo dõi, kiểm soát chặt chẽ nguồn nhân sự, bảo đảm tuyệt đối tính bảo mật thông tin từ sự cố. Và hãy đảm bảo rằng các thiết bị truyền thông, quan hệ công chúng chuyên nghiệp nhất đã sẵn sàng hoạt động

2. Xâu chuỗi sự kiện và thu thập các dữ liệu

Sau khi bảo đảm tính bảo mật của thông tin, nhà quản trị phải nắm bắt những dữ liệu liên quan đến sự cố và tìm sự hỗ trợ từ các cố vẫn của doanh nghiệp để chọn lọc những thông tin cần thiết cung cấp cho báo chí mà không ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Bên cạnh đó, phải đề phòng những nguồn thông tin khác ngoài doanh nghiệp mà các cơ quan truyền thông có thể khai thác được. Đây cũng là lúc những chuyên viên truyền thông ra mặt giải quyết vấn đề và điều phối nhóm chuyên gia cao cấp với nhóm nhân viên quan hệ công chúng và vận hành, trao đổi tình hình và lắng nghe mọi ý kiến. Liên tục truyền thông với các thành viên của nhóm quản trị. Tránh ảnh hưởng đến quyền lợi của khách hàng.

3. Chủ động giải quyết sự cố

“Luôn chủ động” Đây là lúc nhà quản trị cần giữ thăng bằng và luôn chủ động xử lý sự cố. Doanh nghiệp cần phải biết kiểm soát tình hình nếu không sẽ bị áp đảo, khó khăn trước phản ứng mạnh mẽ từ báo chí. Nếu phản ứng lại một sự kiện khủng hoảng, bạn sẽ thấy bản thân bị nghiền nát, bị áp đảo, cuốn đi quá nhanh và mất khả năng kiểm soát, lúc này dù người quản trị có giỏi đến đâu cũng sẽ mất dần khả năng kiểm soát. Bên cạnh đó, nhà quản trị cũng cần nắm bắt kịp thời đầy đủ thông tin từ sự kiện, bởi bất kỳ cơ quan truyền thông nào cũng có quyền truyền tải thông tin tiêu cực đến độc giả.

Xây dựng những chương trình PR để lấy lại hình ảnh thương hiệu, vượt qua sự cố. Trong thời điểm hiện tại, những khách hàng, đối tác ủng hộ doanh nghiệp chính là cơ sở đế lấy lại uy tín thương hiệu.

4. Xây dựng và tổ chức buổi họp báo

Khi tình hình và diễn biến sự việc có chiều hướng tiến triển, cần xây dựng, tổ chức buổi họp báo để thông tin cụ thể về sự cố. Tìm kiếm thông tin, lên danh sách, gởi thư mời, cung cấp giấy tờ liên quan tạo diều kiện thuận lợi để giới truyền thông tác nghiệp. Tùy theo tính chất của buổi họp báo mà lựa chọn cơ quan báo chí phù hợp. Ngoài ra, cần chuẩn bị đầy đủ các phương tiện, thiết bị để buổi họp báo diễn ra suôn sẻ. Một buổi họp báo thành công dựa trên rất nhiều yếu tố, trong đó sự thống nhất từ người quản lý đến nhân viên là nhân tố quyết định.

5. Liên lạc với giới truyền thông và chọn lọc tin tức đăng tải

Sau buổi họp báo sẽ có rất nhiều thông tin doanh nghiệp được đang tải trên các phương tiện truyền thông. Vì vậy, bộ phận truyền thông của doanh nghiệp phải theo sát các kênh truyền thông báo chí. Việc này sẽ tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp kịp thời xử lý những nội dung tiêu cực và đảm bảo thông tin chính xác được đăng tải. Song song với bộ phận truyền thông, bản thân người quản lý cũng phải theo sát để nắm bắt.

Việc quá tải thông tin đã làm cho ông chúa có lựa chọn, vì vậy khi muốn truyền tải thông tin đến với khách hàng phải đảm bảo nội dung ngắn ngọn, súc tích, xác định có quan báo chí phù hợp.

6. Sử dụng Internet

Internet là cách nhanh nhất và đơn giản nhất để đưa thông tin tới các phóng viên và biên tập viên trước khi công bố. Thiết kế website cho doanh nghiệp để được duy trì 24/7 với các tài liệu và hình ảnh mới nhất có liên quan tới doanh nghiệp và các sự kiện khủng hoảng. Chắc chắn rằng bạn có các hệ thống bảo mật tốt nhất. Sử dụng email để trực tiếp thông tin cũng là cách thường được sử dụng.

Trong mọi cuộc khủng hoảng, thông tin luôn là yêu tố quyết định. Việc quản lý thông tin và cách thức công bố thông tin tới công chúng và báo giới trong nhiều trường hợp có khả năng quyết định sinh tử.

Cuối cùng nhà quản trị đừng nên xem nhẹ truyền thông, bởi trong thời đại của công nghệ, truyền thông là nhân tố hỗ trợ hữu hiệu giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu, giải quyết sự cố, nắm bắt thông tin nhanh chóng và truyền tải thông điệp đến khách hàng. Để thực hiện tốt chức năng truyền thông, người quản lý cần cân nhắc kỹ lưỡng khi xây dựng nguồn nhân lực đủ kiến thức đảm nhận nhiệm vụ quan trọng này.

>>> Truyền thông qua mạng xã hội - Nhân tố quan trọng của digital marketing năm 2013
>>>Truyền thông xã hội trở thành ngành kinh doanh nghiêm túc

Bài viết " Tác động của truyền thông trong thời kỳ khủng hoảng "
Công ty thiết kế website chuyên nghiệp ADC Việt Nam